Controle de presença e jornada do beneficiário sem planilha

Para controlar a presença de beneficiários sem planilha, registre cada presença na hora, por mensagem ou botão no WhatsApp, grave numa base única e deixe as regras do programa calcularem a frequência e avisarem quem está em risco de sair. A equipe só olha para as exceções.

O problema da lista em papel

A lista de presença tem três falhas: alguém precisa digitar depois, ninguém vê o conjunto até o fim do mês e a frequência só é calculada quando já não dá para fazer nada. O que a equipe precisa saber é quem está faltando agora.

Como registrar a presença

Em qualquer das formas, o registro cai numa base única, a mesma que a equipe consulta. A base única é o princípio de projetos como o do ICOM, com atendimento integrado pela plataforma, e o do Longeviver, com aulas no WhatsApp.

Jornada: etapas, regras e próximo passo

Descreva o programa como uma sequência de etapas. Para cada uma, escreva:

1. A regra de entrada. O que a pessoa precisa ter feito.
2. O que acontece na etapa. Aula, encontro, tarefa.
3. A regra de saída. O que conta como concluído.
4. A mensagem do próximo passo. O que a pessoa recebe ao avançar.

Quem cumpre a regra recebe o próximo passo no WhatsApp, e quem não cumpre recebe um lembrete.

Regras de frequência

A regra mais comum é um mínimo de presença para a pessoa continuar ou receber um certificado. Escreva a regra com número e prazo, deixe o fluxo calcular e defina o que ele faz quando a pessoa chega perto do limite: avisar a pessoa, avisar o facilitador ou os dois. Casos de exceção, como uma falta justificada, passam para uma pessoa decidir.

Lembretes e a janela de 24 horas

Segundo a documentação da Meta, mensagens que não são modelos só podem ser enviadas dentro de uma janela de atendimento de 24 horas, aberta quando a pessoa escreve. Fora dela, é preciso um modelo de mensagem aprovado. Para o controle de presença, isso resulta em duas práticas:

• O lembrete da véspera do encontro é um modelo, criado e aprovado antes de o programa começar.
• Quando a pessoa responde ao lembrete, a janela de 24 horas se abre, e o resto da conversa pode ser livre.

Para saber como funciona a aprovação, leia o guia da API oficial.

Reengajamento

Quem faltou duas vezes e não respondeu merece uma mensagem diferente da de quem está em dia. O curso do Longeviver tem lembretes e reengajamento no desenho da jornada. O que o fluxo não faz é decidir por que a pessoa se afastou. Quem responde "não estou conseguindo" é encaminhado a uma pessoa da equipe.

Dados de presença e LGPD

Presença é dado pessoal. Peça o consentimento na coleta, registre as ações e use os dados só para o fim informado, que costuma ser o acompanhamento do programa e a prestação de contas. Detalhes no guia de LGPD em programas sociais.

Veja também a página Programas com WhatsApp.